Last Planner System® (LPS): O co w tym wszystkim chodzi?

Last Planner System® (LPS) to jedno z najbardziej efektywnych narzędzi zarządzania w ramach Lean Construction, które pomaga zespołom budowlanym w skuteczniejszym planowaniu, koordynacji prac i realizacji projektów. Jego głównym celem jest optymalizacja przepływu pracy, zwiększenie zaangażowania uczestników projektu oraz minimalizacja marnotrawstwa, co pozwala na terminowe dostarczenie projektów w ramach założonego budżetu i zgodnie z oczekiwaniami jakościowymi.

W niniejszym artykule omówię, czym jest Last Planner System®, jakie są jego kluczowe elementy, korzyści płynące z jego wdrożenia, a także dokładny proces projektowania i implementacji LPS na placu budowy.

Czym jest Last Planner System®?

Last Planner System® to System® planowania oparty na współpracy, który angażuje wszystkie kluczowe strony projektu (generalnego wykonawcę, podwykonawców, zespoły robocze) w proces planowania, monitorowania i realizacji harmonogramu prac. Nazwa pochodzi od idei, że to „ostatni planista” (last planner) – osoby bezpośrednio odpowiedzialne za realizację prac (np. liderzy zespołów podwykonawczych) – są tymi, którzy mają największą kontrolę nad sukcesem realizacji harmonogramu.

System® ten pozwala nie tylko na precyzyjne planowanie zadań, ale także na zwiększenie przewidywalności i eliminację przestojów, które są jednymi z najczęstszych przyczyn opóźnień na budowie.

Główne założenia Last Planner System®

1. Angażowanie „ostatnich planistów”:
   • W odróżnieniu od tradycyjnych metod planowania, gdzie decyzje są podejmowane na poziomie wyższego zarządu, LPS skupia się na angażowaniu osób odpowiedzialnych za bezpośrednią realizację prac. To oni najlepiej wiedzą, jakie zasoby są potrzebne i w jakim czasie mogą zakończyć swoje zadania.

1. Koordynacja i transparentność:

1. • Kluczowym elementem LPS jest otwarta i transparentna komunikacja między wszystkimi uczestnikami projektu. Uczestnicy spotykają się regularnie (najczęściej raz w tygodniu) w ramach tzw. Weekly Work Plan, gdzie omawiane są postępy i wyzwania. Każdy zobowiązuje się do realizacji konkretnych zadań, a wszystkie zmiany w planie są jawne.

1. Zarządzanie zgodnie z przepływem:

1. • Last Planner System® koncentruje się na przepływie prac, a nie tylko na ich ukończeniu. Dzięki temu eliminuje się przestoje, a zadania są realizowane w sposób płynny, co minimalizuje ryzyko opóźnień.

1. Zobowiązania i odpowiedzialność:

1. • Uczestnicy System®u LPS, czyli podwykonawcy i zespoły robocze, biorą odpowiedzialność za realizację swoich zadań w ustalonym terminie. Dzięki temu zwiększa się ich zaangażowanie, a także przewidywalność w realizacji projektu.

Elementy Last Planner System®

Aby skutecznie zaprojektować i wdrożyć Last Planner System®, należy uwzględnić kilka kluczowych elementów:

1. Planowanie z wyprzedzeniem – Lookahead Planning

• Lookahead Plan to proces, w którym zespół planistyczny analizuje zadania na 3–6 tygodni w przyszłość. Celem tego planu jest identyfikacja potencjalnych problemów lub wąskich gardeł, które mogą wpłynąć na realizację prac, oraz przygotowanie odpowiednich działań zapobiegawczych.
• W ramach tego etapu analizowane są zasoby (materiały, sprzęt, siła robocza) oraz wymagania dotyczące współpracy między różnymi podwykonawcami.

2. Planowanie bieżące – Weekly Work Plan

• Weekly Work Plan to najważniejsza część Last Planner System®, gdzie odbywają się regularne spotkania wszystkich stron projektu. Na tych spotkaniach zespoły zobowiązują się do wykonania konkretnych zadań w nadchodzącym tygodniu.
• Kluczowym elementem jest tu rzeczywista zdolność zespołów do realizacji zaplanowanych zadań. Ważne, aby harmonogram tygodniowy opierał się na realistycznych założeniach, a nie na życzeniowych planach.

3. Proces gotowości – Make Ready Process

• Make Ready Process to etap, w którym zadania planowane na przyszłe tygodnie są przygotowywane do realizacji. Zespoły identyfikują wszelkie problemy związane z materiałami, zasobami czy dostępem do miejsca pracy, które mogłyby opóźnić realizację. Celem tego procesu jest wyeliminowanie przeszkód, zanim rozpoczną się prace.

4. Planowanie dzienne – Daily Huddle

• Daily Huddle to codzienne spotkania operacyjne, które odbywają się na placu budowy. Zespoły omawiają bieżące zadania, raportują postępy oraz szybko reagują na wszelkie nieprzewidziane problemy. Dzięki codziennym spotkaniom, możliwe jest natychmiastowe rozwiązywanie problemów, co minimalizuje ryzyko przestojów.

5. Pomiar i analiza – PPC (Percent Plan Complete)

• Percent Plan Complete (PPC) to wskaźnik mierzący efektywność realizacji planu. Oblicza się go na podstawie procentu zadań, które zostały faktycznie zrealizowane w stosunku do tych, które zostały zaplanowane na dany tydzień. Celem PPC jest zwiększenie przejrzystości i zrozumienia, co wpływa na realizację projektu oraz gdzie można wprowadzić usprawnienia.

6. Retrospektywa – Learning from Failures

• Ważnym elementem Last Planner System® jest regularna retrospektywa, podczas której analizowane są wszelkie niedociągnięcia lub opóźnienia. Na podstawie tych analiz zespoły uczą się, jak unikać podobnych problemów w przyszłości i wdrażają działania naprawcze.

Jak zaprojektować i wdrożyć Last Planner System®?

Krok 1: Zdefiniowanie celów projektu

Pierwszym krokiem w projektowaniu i wdrażaniu LPS jest zdefiniowanie głównych celów projektu:

• Jakie są kluczowe etapy projektu?
• Jakie są kluczowe wskaźniki sukcesu (np. terminy, budżet, jakość)?
• Jakie są główne ryzyka związane z realizacją projektu?

Zrozumienie tych celów pozwoli na lepsze przygotowanie System®u i dostosowanie go do specyfiki projektu.

Krok 2: Zaangażowanie interesariuszy

LPS wymaga pełnego zaangażowania wszystkich kluczowych stron projektu:

• Generalny wykonawca, podwykonawcy oraz dostawcy muszą być aktywnie zaangażowani w proces planowania i realizacji harmonogramu.
• Zorganizowanie spotkania wprowadzającego, gdzie wszystkie strony zostaną zapoznane z zasadami LPS, jest kluczowe dla pomyślnego wdrożenia.

Krok 3: Projektowanie narzędzi Last Planner System®

Podczas projektowania LPS warto zaprojektować odpowiednie narzędzia wspierające planowanie, takie jak tablice z karteczkami Post-it, które będą wykorzystywane do wizualizacji harmonogramów i zadań na placu budowy. Każda z karteczek będzie odpowiadać za konkretne zadania, a dzięki wizualizacji zespół będzie mógł śledzić postępy prac w czasie rzeczywistym.

Przykładowe sekcje tablicy Last Planner System®:

• Weekly Work Plan – Harmonogram zadań na bieżący tydzień.
• Lookahead Plan – Plan zadań na najbliższe 4 tygodnie.
• Make Ready Process – Lista zadań przygotowanych do realizacji.
• Pending Issues – Problemy lub zadania wymagające rozwiązania.
• PPC (Percent Plan Complete) – Tablica do monitorowania efektywności realizacji planu.

Krok 4: Wdrożenie codziennych i tygodniowych spotkań

Kluczowym elementem wdrożenia LPS są regularne spotkania:

• Weekly Work Plan – Spotkania co tydzień, na których zespoły planują najbliższe zadania i zobowiązują się do ich realizacji.
• Daily Huddle – Codzienne spotkania na placu budowy, podczas których omawiane są bieżące postępy i problemy.
• Lookahead Planning – Spotkania raz na dwa tygodnie, gdzie zespoły analizują zadania na najbliższe 3-6 tygodni i eliminują potencjalne przeszkody.

Krok 5: Monitorowanie i analiza wyników

Ważne, aby regularnie monitorować postępy projektu za pomocą wskaźników takich jak Percent Plan Complete (PPC) oraz analizować, jakie czynniki wpływają na realizację zadań. Dzięki tym danym możliwe jest wprowadzanie usprawnień i eliminacja powtarzających się problemów.

Korzyści z wdrożenia Last Planner System®

1. Zwiększona przewidywalność:
   • LPS pozwala na dokładniejsze planowanie i monitorowanie realizacji zadań, co przekłada się na większą przewidywalność w realizacji projektu.

1. Lepsza komunikacja i współpraca:

1. • Regularne spotkania angażują wszystkie strony projektu, co poprawia przepływ informacji i ułatwia współpracę między zespołami.

1. Eliminacja przestojów:

1. • Dzięki System®atycznemu identyfikowaniu i eliminowaniu przeszkód, LPS minimalizuje przestoje, co przyspiesza realizację projektu.

1. Większe zaangażowanie zespołów:

1. • Osoby bezpośrednio odpowiedzialne za realizację prac mają większy wpływ na planowanie i biorą odpowiedzialność za swoje zadania, co zwiększa ich zaangażowanie.

1. Lepsza kontrola nad harmonogramem i budżetem:

1. • Regularne monitorowanie postępów oraz szybkie reagowanie na problemy pozwala na lepszą kontrolę nad harmonogramem i budżetem.

Zagrożenia przy wdrażaniu Last Planner System®

1. Brak zaangażowania zespołów:
   • Jeśli zespoły nie będą w pełni zaangażowane w proces planowania i realizacji zadań, LPS może nie przynieść oczekiwanych rezultatów. Kluczowe jest, aby wszyscy uczestnicy projektu zrozumieli korzyści płynące z tego System®u.

1. Opór wobec zmiany:

1. • Wdrożenie LPS może spotkać się z oporem, zwłaszcza w firmach, które są przyzwyczajone do tradycyjnych metod zarządzania. Ważne jest, aby odpowiednio przeprowadzić szkolenia i wytłumaczyć zespołom, jak LPS przyczyni się do poprawy wyników projektu.

1. Brak System®atyczności:

1. • LPS wymaga regularności – zarówno w spotkaniach, jak i monitorowaniu wyników. Brak konsekwencji w realizacji założeń System®u może obniżyć jego efektywność.

Podsumowanie

Last Planner System® (LPS) to niezwykle efektywne narzędzie w zarządzaniu projektami budowlanymi, które znacząco poprawia przepływ pracy, eliminując marnotrawstwo i przestoje. Kluczowym elementem LPS jest zaangażowanie wszystkich uczestników projektu w proces planowania i monitorowania postępów. Dzięki regularnym spotkaniom, transparentnej komunikacji oraz odpowiedzialności za realizację zadań, LPS pozwala na skuteczniejsze zarządzanie projektami budowlanymi, zwiększenie przewidywalności i osiągnięcie lepszych wyników w zakresie czasu, kosztów i jakości.

Wdrożenie LPS wymaga odpowiedniego przygotowania, zaprojektowania narzędzi oraz zaangażowania wszystkich stron, jednak korzyści płynące z tego System®u znacznie przewyższają potencjalne trudności.